Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Klub Sportowy d’Artagnan Ursynów („Klub”). Dane kontaktowe Klubu znajdują się na stronie Kontakt.

Kontakt w sprawach danych osobowych: klub@ksdartagnan.pl
Kontakt (formularz): klub@ksdartagnan.pl
Nabór (formularz): klub@ksdartagnan.pl

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Dane pozyskujemy:

• bezpośrednio od Ciebie (gdy wypełniasz formularze),
• automatycznie (logi serwera, bezpieczeństwo).

2.1 Formularz „Nabór”

Przetwarzamy dane podane w zgłoszeniu naboru, w szczególności:

• dane rodzica/opiekuna: imię i nazwisko, e-mail, telefon,
• dane dziecka: imię, rok urodzenia, poziom zaawansowania, dostępność,
• treść wiadomości/uwagi.

2.2 Formularz „Kontakt”

Przetwarzamy dane podane w wiadomości kontaktowej, w szczególności: imię i nazwisko, e-mail, (opcjonalnie) telefon, temat i treść wiadomości.

2.3 Zapis zgłoszeń w bazie WordPress (Contact Form 7 + Flamingo)

Formularze są obsługiwane przez Contact Form 7. Kopie zgłoszeń są zapisywane w bazie WordPress przez Flamingo (archiwum wiadomości + książka adresowa). Zakres danych zapisanych w Flamingo obejmuje m.in.: imię, e-mail, telefon, treść wiadomości, datę zgłoszenia oraz adres IP nadawcy.

2.4 Strefa trenera

Strefa trenera przeznaczona dla trenerów KSD, wymaga logowania.

2.5 Strefa zawodnika (SportsManago)

Strefa zawodnika jest realizowana w zewnętrznym systemie SportsManago. Po przejściu do tej strefy zastosowanie mają zasady przetwarzania danych określone przez operatora tego systemu (odrębny serwis i jego polityka prywatności).

2.6 Dane techniczne (logi serwera)

W logach serwera mogą znajdować się m.in.: adres IP, data i czas żądania, odwiedzane adresy URL, User-Agent, błędy (np. 404). Dane te są wykorzystywane do bezpieczeństwa i stabilnego działania serwisu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane wyłącznie w określonych celach i na podstawach prawnych z art. 6 RODO.

3.1 Obsługa naboru (zgłoszenia)

Cel: przyjęcie zgłoszenia, kontakt, dopasowanie grupy treningowej, organizacja treningu próbnego.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Klubu: sprawna obsługa naboru).

3.2 Obsługa zapytań (kontakt)

Cel: udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa zapytań) lub lit. b, jeśli kontakt dotyczy podjęcia współpracy.

3.3 Archiwizacja zgłoszeń w bazie (Flamingo)

Cel: zapewnienie ciągłości obsługi korespondencji (archiwum zgłoszeń), możliwość odtworzenia treści zgłoszenia, uporządkowanie kontaktów.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

3.4 Bezpieczeństwo i administracja serwisu

Cel: bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka błędów, stabilność działania serwisu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

3.5 Analityka lokalna

Cel: statystyki odwiedzin i popularności treści w celu rozwoju serwisu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
Anaityka działa lokalnie i w konfiguracji „cookieless” nie wymaga cookies ani nie wysyła danych do zewnętrznych usług.

4. Dane dzieci

W formularzu naboru przetwarzane są dane dziecka przekazane przez rodzica/opiekuna. Prosimy, aby zgłoszenie składała osoba uprawniona do działania w imieniu dziecka (rodzic/opiekun prawny).

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do:

• obsługi zgłoszenia naboru,
• udzielenia odpowiedzi na zapytanie kontaktowe.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania:

• osobom upoważnionym po stronie Klubu (np. trenerzy/koordynatorzy),
• dostawcom hostingu i utrzymania serwera (podmioty przetwarzające),
• dostawcom poczty/SMTP (na produkcji — w zależności od wybranego dostawcy),
• dostawcom usług bezpieczeństwa/antyspam (jeśli są używane).

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane są przetwarzane na serwerze zlokalizowanym w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli Klub wybierze dostawcę poczty/SMTP lub hostingu działającego poza EOG, zostaną zastosowane wymagane prawem zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne).

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy tak długo, jak to konieczne do realizacji celów:

• Nabór: przez czas obsługi zgłoszenia i kontaktu w sprawie naboru, a następnie przez okres archiwizacji i ewentualnego wyjaśnienia spraw (rekomendacja: do 12 miesięcy).
• Kontakt: do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres archiwizacji i obrony roszczeń (typowo do 3 lat).
• Flamingo (kopie zgłoszeń): zgodnie z powyższymi zasadami (Klub może usuwać je wcześniej, jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania).
• Logi serwera: przez okres niezbędny dla bezpieczeństwa i diagnostyki (zależnie od konfiguracji serwera).

9. Twoje prawa

Masz prawa wynikające z RODO, w tym prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — gdy ma zastosowanie,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (w przypadkach przewidzianych w RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest uzasadniony interes),
• cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W sprawach dotyczących danych napisz na: klub@ksdartagnan.pl.

10. Cookies

Serwis nie używa cookies marketingowych ani śledzących.

Możemy używać cookies technicznych/niezbędnych, w szczególności:

• cookies logowania i sesji WordPress (dla Strefy trenera),
• cookies związanych z ustawieniami technicznymi serwisu (jeśli są włączone).

Analityka: działa lokalnie i może działać bez cookies.

Możesz zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Ograniczenie cookies może jednak wpłynąć na działanie serwisu (np. logowanie).

11. Narzędzia i wtyczki

11.1 Rank Math (SEO)

W serwisie używamy Rank Math do celów SEO (m.in. sitemapa XML, schema, analiza SEO, monitor 404, przekierowania, local SEO). Moduł Analytics jest wyłączony. Rank Math nie służy do śledzenia użytkowników.

11.2 Koko Analytics (lokalna analityka)

Używamy Koko Analytics jako analityki lokalnej. Serwis nie wstrzykuje kodu Google Analytics ani Google Tag Manager.

11.3 Contact Form 7 + Flamingo (formularze)

Formularze wysyłają treść zgłoszeń e-mailem oraz zapisują kopie zgłoszeń w bazie WordPress (Flamingo), w tym adres IP.

11.4 SMTP / wysyłka e-mail

Zgłoszenia z formularzy są wysyłane na:

• kontakt: klub@ksdartagnan.pl
• nabór: klub@ksdartagnan.pl
• nadawca (From): strona@ksdartagnan.pl

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka: kontrolę dostępu do panelu, aktualizacje, kopie zapasowe, zabezpieczenia serwera oraz ograniczenie uprawnień użytkowników.

13. Linki do serwisów zewnętrznych

Serwis może zawierać linki do serwisów zewnętrznych (np. SportsManago, Facebook). Po przejściu do serwisu zewnętrznego obowiązuje polityka prywatności jego operatora.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmian w serwisie (np. nowe formularze lub narzędzia). Aktualna wersja obowiązuje od momentu publikacji w serwisie.